Choisir Google Workspace pour son entreprise : quels avantages ?

Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite d’applications collaboratives adaptée aux professionnels. Elle offre de nombreuses possibilités en matière de messagerie, de stockage et de partage de fichiers, et de fluidification du travail d’équipe.

Utiliser l’interface Gmail pour sa messagerie professionnelle#

Côté messagerie, l’un des avantages de Google Workspace est de permettre aux salariés d’une entreprise de se connecter à l’interface Gmail avec une adresse e-mail dont le nom de domaine n’est pas @gmail.com mais bien celui de l’entreprise, par exemple, [email protected]. Les entreprises peuvent donc profiter du confort d’utilisation de l’interface Gmail tout en utilisant leur propre nom de domaine, gage de crédibilité et de professionnalisme.

Bénéficier de serveurs SMTP pour l’envoi d’e-mails#

Les quatre lettres « SMTP » désignent un protocole réseau (« Simple Mail Transfer Protocol » ou « Protocole Simple pour le Transfert des Mails » en français), c’est-à-dire un ensemble de règles qui permettent à deux systèmes informatiques différents de travailler ensemble et de se comprendre. Concrètement, lors de l’envoi d’un e-mail, le serveur SMTP sert d’intermédiaire pour acheminer les e-mails de l’expéditeur à son ou ses destinataire(s).

Deux types de serveurs SMTP existent : internes ou externes. Le serveur SMTP de Google fait partie des serveurs externes. Quel est l’intérêt d’utiliser des serveurs SMTP externes ? Ils vous assurent une configuration simple et un fonctionnement sécurisé.

Utiliser des méthodes fortes (DKIM, SPF, DMARC) pour lutter contre l’usurpation d’identité#

Autre avantage : Google Workspace propose plusieurs outils clés en main et facilement paramétrables pour aider les entreprises à lutter contre l’usurpation d’identité lors de l’envoi de leurs messages, notamment grâce à la mise en œuvre de la norme « DKIM » (pour « DomainKeys Identified Mail »). Comment fonctionne cette norme ? Une fois configuré, DKIM ajoute une signature chiffrée dans l’en-tête de tous les e-mails envoyés par l’entreprise ou « e-mails sortants ». De leur côté, les serveurs de messagerie du destinataire déchiffrent l’en-tête du message en utilisant le protocole DKIM pour être sûr que l’e-mail n’a pas été modifié entre son envoi et sa réception. Si l’entreprise n’utilise pas sa propre clé de domaine DKIM, Gmail en utilise une par défaut pour signer les messages.

Au-delà du DKIM, Google recommande à ses utilisateurs de configurer deux méthodes supplémentaires pour sécuriser davantage leurs e-mails :

- le protocole SPF (pour « Sender Policy Framework »), qui spécifie les domaines autorisés à envoyer des messages à l’entreprise en question ;

- le protocole DMARC (pour « Domain-based Message Authentification, Reporting and Conformance »), qui définit la manière dont le nom de domaine de l’entreprise gère les e-mails considérés comme « suspects ».

Bénéficier d’une large palette d’outils collaboratifs#

Au-delà de la messagerie, Google Workspace donne accès à de nombreux outils collaboratifs : gestion d’agenda (Calendar), outils de stockage et de partage de fichiers (Google Docs, Google Sheets, Google Drive), création de formulaires (Google Forms), chat (Google Chat), appels vidéo (Google Meet)… La suite Google Workspace fluidifie le travail d’équipe et renforce la productivité, avec la possibilité de travailler en mobilité et même hors connexion pour certains outils.